TUGAS MANAJEMEN FARMASI RUMAH SAKIT

TUGAS

MANAJEMEN FARMASI RUMAH SAKIT

Dosen Pengampu:

Dimas Adhi Pradana, M.Sc., Apt.

                                      Nama     : Hadi Kurniawan, S.Farm.

                                      NIM       : 12811090

                                      Kelas      : B

                                              

PROFESI APOTEKER

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

YOGYAKARTA

2012

TUGAS MANAJEMEN FARMASI RUMAH SAKIT

DOSEN : Dimas Adhi Pradana, M.Sc., Apt.

PETUNJUK:

1.      Tugas dikerjakan secara individual, diketik dengan font times new roman 12, dijilid rapi.

2.      Selama proses pengerjaan, mahasiswa diperbolehkan berdiskusi dengan mahasiswa lain, namun bukan berarti jawabannya sama. Jika diketemukan jawaban sama persis maka tidak akan dinilai.

3.      Tugas dikumpulkan maksimal tgl 3 Juli 2012 pukul 10.00 di ruang kesretariat profesi apoteker.

SOAL:

1.       Carilah artikel tentang inventory control management di rumah sakit, buatlah resume maksimal 2 lembar. Sertakan artikel anda dalam pengumpulan tugas!

2.      Jelaskan tentang “Ideal Inventory Control Model” , anda dapat menggunakan buku Managing Drug Supply sebagai referensi Anda!

3.      Jelaskan tentang ” Combination of Annual, Scheduled, and Perpetual Purchasing” anda dapat menggunakan buku Managing Drug Supply sebagai referensi Anda!

4.      Perhatikan data berikut ini:

No.	Nama Obat	Jumlah Obat	Harga Satuan
1	Amikin inj	50	120000
2	Amosan 500 mg	5000	3000
3	Amoxicillin OGB (Kapsul)	34560	183.3
4	Amoxil (Vial)	768	9678.2
5	Amoxsan Syr	2000	15000
6	Asam mefenamat	5000	1500
7	Asmacare (tablet 2 mg)	38400	660
8	Asmacare (tablet 4 mg)	38400	880
9	Aspilets (tablet 80 mg)	9000	195.83
10	Atrovent (botol larutan inhalasi)	960	76560
11	Aztrin (kapsul)	34560	9716.67
12	Baquinor cap	2000	10500
13	Becotide (Rotacap)	76800	825
14	Berotec (botol larutan inhalasi)	96	78650
15	Betablok (tablet 100 mg)	4320	2035
16	Bricasma (Botol sirup)	1440	30600
17	Capoten (tablet 12,5 mg)	4980	1868.3
18	Capoten (tablet 25 mg)	3300	2996.67
19	Cardioaspirin (tablet)	3000	720
20	Cerif (kapsul)	154500	1328.25
21	Ciprofloxacin 500 mg	3000	7000
22	Depakene (botol sirup)	40	44000
23	Depakote (tablet 250 mg)	5000	2560
24	Dexametason generik (tablet)	231000	24.3
25	Diazepam	300	300
26	Diazepam (ampul)	700	793.25
27	Digoxin OGB (tablet 0,0625 mg)	7900	78
28	Digoxin OGB (tablet 0,25 mg)	4000	89
29	Digoxin Sandos (tablet)	19800	511.5
30	Dilantin (kapsul 100 mg)	2000	2640.15
31	Dopamin HCl (ampul)	3000	9500
32	Dopamin Hcl (vial)	3000	22000
33	Eritromisin OGB (Kapsul)	69120	383.33
34	Erphatrocin (Kapsul)	13824	1375
35	Erphatrocin (Tablet)	13824	1237.5
36	Ethambutol OGB (tablet)	741600	195
37	Extracaine (ampul)	6000	1350
38	Fargoxin (tablet 0,25 mg)	19800	200
39	Farnormin (tablet 50 mg)	6000	850
40	Farsorbid (tablet  10 mg)	12000	430
41	Farsorbid (tablet 5mg)	18000	250
42	Fenobarbital (ampul)	1000	201
43	Folic acid (tablet 1 mg)	4000	32
44	Folic acid (tablet 5 mg)	7000	31.45
45	Furosemid OGB (ampul)	1000	1032
46	Furosemid OGB (tablet)	12000	56
47	Furosix (ampul)	330	1540
48	Furosix (tablet)	4000	715
49	Glibenklamid OGB (tablet 5mg)	19800	47
50	Glumin (tablet 600 mg)	39600	460
51	Glumin (tablet 850 mg)	26400	675
52	HCT OGB (tablet)	3000	17
53	Herbesser (tablet SR 90 mg)	6000	4985.4
54	Inderal (tablet 10 mg)	20350	3103
55	Inderal (tablet 40 mg)	5500	4813
56	INH OGB (tablet)	721000	73
57	Inoxin (tablet)	216300	220
58	Kaptopril OGB (tablet 12,5 mg)	14880	125
59	Kaptopril OGB (tablet 25 mg)	9900	211.67
60	Karbamazepin (tablet 200 mg)	6000	286
61	Kloramfenicol	2500	1500
62	Kutoin (kapsul 100 mg)	3000	950
63	Lantus (vial)	2800	491900
64	Lasix	2000	2000
65	Lasix (ampul)	4330	8360
66	Lasix (tablet)	4000	2850
67	Libronil (kaplet 5 mg)	700	176
68	Medinhod (botol sirup)	18025	6520
69	Metformin HCl OGB (tablet 500 mg)	59400	111.5
70	Metformin HCl OGB (tablet 850 mg)	39600	123
71	Monecto (tablet 20 mg)	9000	1000
72	Na diklofenac	3000	2000
73	Neotibi (kaplet)	247200	935
74	Nitrocin (ampul)	600	39975
75	Palsbumin	20	1200000
76	Pamol	27000	500
77	Pharozinamida (tablet)	247200	788
78	Phenytoin (ampul)	1000	49500
79	Phenytoin (kapsul 100 mg)	8000	600
80	Pirazinamid OGB (tablet)	741600	269
81	Pulmicort (turbuhaler)	192	194700
82	Renabetic (tablet 5mg)	700	385
83	Rifam (botol sirup)	74160	14000
84	Rifampisin OGB (kapsul)	453200	641
85	Salbutamol OGB (tablet 2 mg)	57600	86
86	Salbutamol OGB (tablet 4 mg)	57600	79
87	Scantensin (tablet 12,5 mg)	4980	875
88	Scantensin (tablet 25mg)	3300	1414.17
89	Symbicort (Turbulaher)	320	223950
90	Tegretol (botol suspensi)	50	43.69
91	Tegretol (tablet CR 200 mg)	750	2387
92	Tegretol (tablet kunyah 100 mg)	750	1509.5
93	Teophillin	5000	150
94	Terasma (tablet)	28800	154
95	Teril (tablet 200 mg)	2000	1732.5
96	Tibigon (tablet)	164800	418
97	Tibitol (tablet)	247200	350
98	Topcillin (Kaplet)	19200	170
99	Topcillin (Kapsul)	19200	1000
100	Topcillin (Sirup Kering Botol)	5184	12000
101	Vit B1	6000	100
102	Vit C	8000	50
103	Zithrax (kapsul)	17280	12500

a.       Berdasarkan data tersebut, buatlah kombinasi  analisa ABC dan VEN menjadi PUT(Prioritas, Utama, Tambahan). Jika anggaran yang tersedia hanya 4,5 milyar, maka lakukanlah penyesuaian sesuai prioritas PUT.

b.      Berdasarkan data tersebut, hitunglah nilai EOQ dan EOI! Jelaskan apa makna dari EOQ dan EOI!

Selamat Mengerjakan

JAWAB:

1.      Carilah artikel tentang inventory control management di rumah sakit, buatlah resume maksimal 2 lembar. Sertakan artikel anda dalam pengumpulan tugas!

Inventory adalah persediaan barang-barang yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan produksi dan memberikan kepuasan pada kebutuhan organisasi (perusahaan). Inventori atau persediaan adalah suatu kegiatan yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya yang disimpan yang diantisipasi untuk pemenuhan permintaan. Permintaan terhadap sumber daya bisa internal maupun eksternal. Inventory Control Management (Manajemen Pengendalian Persediaan) merupakan serangkaian kebijakan pengawasan penyimpanan dan pengendalian persediaan agar dapat melakukan pemesanan yang tepat yaitu dengan biaya optimal. Oleh karena itu, konsep mengelola sangat penting diterapkan agar tujuan efektivitas dan efisiensi tercapai, kemudian menjaga aset dan mencegah penipuan. Manajemen persediaan yang baik merupakan salah satu faktor keberhasilan suatu perusahaan untuk melayani kebutuhan konsumen dalam menghasilkan suatu produk layanan yang berkualitas dan tepat waktu. Permasalahan tidak tepatnya waktu kedatangan barang yang telah dijadwalkan dapat membuat suatu kepanikan apabila stok persediaan habis, sebaliknya persediaan yang menumpuk dapat menimbulkan biaya tambahan, biaya gudang, risiko penyusutan yang seringkali kurang diperhatikan pihak manajemen.

Inventori kontrol (pengendalian persediaan), yang mana mewakili secara khusus 45-90% dari semua biaya perusahaan dibutuhkan untuk menjamin bahwa perusahaan mempunyai persediaan yang baik untuk menghindari kehabisan stok, mencegah penyusutan (barang rusak atau kehilangan) dan menyediakan pesebekalan dalam jumlah yang sesuai. Kebanyakan perusahaan mempunyai sumber daya modal yang terbatas untuk mengadakan sebagian besar aset inventoris (persediaan). Sayangnya, perusahaan mungkin mempunyai modal namun perusahaan mengadakan jenis persediaan yang keliru. Persediaan yang diadakan mungkin lama, tidak digunakan lagi, telah lama dan sekedar menjadi pajangan atau stok mati, tidak terpakai, ukuran dan warna yang tidak tepat, atau mungkin persediaan yang diadakan tidak seimbang diantara macam dan jenis merek produk yang berbeda sehingga dapat menurunkan total permintaan pelanggan.

Persediaan yang ideal dan pergantian perbekalan yang sesuai akan merubah dari satu pasar ke pasar yang lainnya. Rata-rata bentuk industri memberikan pelayanan untuk mengendalikan perbandingan dan persaingan. Kebanyakan inventaris mungkin tidak dibenarkan karena pergantian investasi yang tidak terjamin. Pada sisi lain, disebabkan produk yang tidak tersedia untuk memenuhi permintaan. Sebagian kecil inventaris mungkin dijual dalam jumlah dan keuntungan yang kecil karena sebagai pelanggan akan mendatangi suatu tempat lain yang lebih dapat memenuhi kebutuhan mereka. Persediaan minimal berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk pemesanan kembali menjadi aspek kegiatan pembelian yang penting. Harga, persediaan barang dan biaya penyimpanan semuanya memang mahal, namun bagaimanapun kekosongan stok juga mahal. Semua biaya ini dapat diminimalkan dengan kebijakan efisiensi inventaris.

Kontrol terhadap inventaris melibatkan pengadaan, perawatan dan pengaturan penempatan bahan. Ada 3 hal yang yang harus dikelola yaitu bahan baku, produk setengah jadi dan produk jadi. Jika seorang menejer dapat mengendalikan 3 jenis inventaris ini dengan efektif maka modal biaya mungkin dapat dibebaskan dalam hal inventaris yang tidak perlu, kontrol produksi yang dapat diperbaiki dan melindungi barnang dari usang/kuno, penyusutan dan/atau pencurian.

Alasan kenapa pengendalian persediaan itu penting adalah: (a) membantu menyeimbangkan stok yang meliputi nilai, ukuran, warna, model, dan batasan harga dalam proporsional permintaan dan penjualan, (b) membantu merencanakan pemenang sebagai penjual, (c) membantu menjamin tarif pergantian stok yang terbaik untuk tiap item, (d) membantu mengurangi biaya merek, (e) membantu memelihara reputasi perusahaan untuk selalu memiliki berita, perbekalan yang segar dalam ukuran dan warna. Intinya perlunya inventori karena: adanya unsur ketidakpastian permintaan (permintaan mendadak), adanya unsur ketidakpastian dari supplier (jumlah maupun harga/hedging), adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu pemesanan. Sistem seleksi sebenarnya akan bergantung pada tipe operasi, jumlah barang. Dimana tujuan inventori yakni untuk memberikan layanan yang terbaik pada pelanggan, untuk memperlancar proses produksi, untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stockout), dan untuk menghadapi fluktuasi harga. Dengan kata lain dengan total investasi yang minimal namun tetap dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.

Rekam pengendalian persediaan penting untuk membuat keputusan pembelian dan penjualan. Beberapa perusahaan mengontrol persediaan stok mereka dengan mengambil persediaan fisik pada interval tetap, misalnya tiap bulan atau tiap tiga bulan. Pengontrolan persediaan tidak mempunyai sebuah rencana atau komplek. Ini merupakan sebuah proses dan kebijaksanaan manajemen persediaan. Lima proses langkah yang dibentuk akan membantu setiap perusahaan membawa masalah potensial ini dibawah kontrol untuk memikirkan dengan sistematik melewati proses dan mengizinkan perusahaan untuk membuat pemakaian yang paling efisien dari sumber yang mewakili. Keputusan akhir tentu harus menghasilkan penilaian yang baik dan tidak pruduk dari formula mekanik. Kelima langkah ini adalah perencanaan inventaris, menjalin siklus pemesanan, menyeimbangkan level pemesanan, meninjau stok, serta tindak lanjut dan kontrol. Pengontrolan inventaris melalui pembelian dengan sistematis, menjaga reputasi inventaris, membuat laporan pertanggungjawaban untuk mengecek inventaris, menggunakan fasilitas penyimpanan dengan efektif, menyadari pengganti inventaris, mengetahui biaya inventaris, menghindari batas penyimpanan perbekalan yang berkompetisi dengan yang lainnya, determinasi biaya inventaris. Biaya yang dibutuhkan untuk dimasukkan dalam total inventaris biaya penyimpanan, pengelolaan, biaya resiko inventaris, biaya pelayanan inventaris, biaya kapital, dan biaya ringkasan.

2.      Jelaskan tentang “Ideal Inventory Control Model” , anda dapat menggunakan buku Managing Drug Supply sebagai referensi Anda!

Order point adalah titik saat diperlukan order (pemesanan), sedangkan reorder point adalah berapa waktu setelah dipesan sampai barang tiba sesuai lead time (waktu tunggu) dengan stok yang tersisa mencukupi (safety stock). Reorder point adalah waktu atau titik pemesanan yang harus dilakukan, karena adanya lead time, yaitu waktu antara pemesanan dilakukan dengan barang yang diterima (dengan kata lain disebut waktu tunggu) dan safety stock (persediaan cadangan aman). Reorder point (ROP) merupakan suatu pemesanan kembali obat yang akan dibutuhkan. Reorder point masing-masing item obat penting diketahui supaya ketersediaan obat terjamin. Sehingga pemesanan obat dilakukan pada saat yang tepat yaitu saat stok obat tidak berlebih (over stock) dan tidak kosong (stock out). Perhitungan reorder point ini ditentukan oleh lamanya lead time. Pemakaian rata-rata obat dan safety stock.

d =

        

Keterangan:

d  : Kebutuhan per hari

L  : Waktu tunggu (Lead time)

D  : Kebutuhan tahunan

ROP model terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat dalam stok berkurang terus, sehingga kita harus menentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan untuk memesan kembali sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan (stock out). Jumlah yang diharapkan tersebut dihitung selama masaa tenggang, mungkin dapat juga ditambahkan dengan safety stock yang biasanya mengacu kepada probabitas atau kemungkinan terjadinya kekurangan stok selama masa tenggang.

Berikut ini gambaran reorder point dan lead time:

Faktor-faktor yang mempengaruhi ROP adalah: lead time, pemakaian rata-rata dan persediaan pengaman (safety stock). Kadang kala tingkat pemesanan kembali lebih besar daripada persediaan maksimum, hal ini disebakan karena lead time yang terlalu lama atau tidak diketahuinya dengan pasti tingkat permintaan dan lead time.

Model inventori kontrol yang ideal yakni memperhatikan setiap aspek atau faktor yang mempengaruhi ROP, yakni lead time, jumlah pemakaian rata-rata dan safety stock. Stok yang tersedia digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (working stock). Namun seiring waktu maka persediaan (stok) semakin berkurang, sehingga perlu pemesanan kembali (reorder point). Tujuannya agar dapat tetap memenuhi permintaan pelanggan. Stok ini tetap harus dijaga dalam kondisi tersedia agar tidak mengalami kekosongan stok (stock out) atau bahkan mengalami penumpukan (over stock) akibat perputaran stok tidak baik misalnya stok mati tidak berputar lebih dari 3 bulan. Untuk menghindari hal ini perlu manajemen inventori. Khususnya untuk menghindari kekurangan stok maka dalam pemesanan kembali perlu dipertimbangkan lead time untuk menjaga stok dalam kondisi aman dantetap melayani permintaan sementara menunggu barang pesanan tiba.

Pada saat posisi persediaan menurun sampai titik SS (safety stock) maka diperlukan pemesanan kembali (Reorder point), saat itu dibuat order sebesar  Q_O (Quantity). Order akan datang sesuai dengan L (Lead time). Demikian dilakukan secara berulang sesuai dengan siklus penggunaannya (cycle of usage).

3.      Jelaskan tentang ”Combination of Annual, Scheduled, and Perpetual Purchasing” anda dapat menggunakan buku Managing Drug Supply sebagai referensi Anda!

Annual purchasing (pembelian tahunan yang sebenarnya dari pembelian terencana atau schedule purchasing) merupakan pengadaan yang dilaksanakan tiap tahun sekali untuk semua item. Jumlah pemesanan dikalkulasi normal dengan skala besar proses hitungan. Setelah perhitungan dilakukan, tender atau negosiasi digunakan untuk membeli seluruh jumlah tahunan (sebanyak yang dapat dihasilkan). Pada umumnya pembelian tahunan sangat sesuai untuk program baru yang belum memiliki manajemen yang baik.

Scheduled purchasing (pembelian terencana) merupakan model pembelian yang periodik atau berkala dengan interval waktu tertentu misalnya tiap bulan, tiap enam bulan dan lain-lain. Pemesanan ditempatkan pada jadwal tanggal pemesanan dalam jumlah yang cukup untuk mengatasi kebutuhan hingga pemesanan berikutnya dijadwlkan ditambah stok yang dibutuhkan selama waktu tunggu untuk pemesanan (ditambah perlengkapan safety stock jika perlu). Pembelian terjadwal memungkinkan pilihan terbaik untuk alternatif pengadaan tahunan dengan suatu tempat yang tidak memiliki suplier yang segera (kondisi distributor jauh).

Perpetual purchasing (pembelian rutin) dilakukan jika waktu tunggu cepat sekitar 1 atau 2 hari.

Masing-masing metode pembelian ini memiliki karakteristik dan tujuan tersendiri. Namun metode ini dapat dikombinasikan (Combination of Annual, Scheduled, and Perpetual Purchasing).

             Meskipun pembelian dengan metode annual purchasing sangatlah praktis untuk mentukan model persediaan namun bukan merupakan salah satu solusi untuk menghasilkan biaya  efektif. Metode pembelian annual purchasing merupakan pilihan yang  terbaik dari  pembelian obat  pertahun  yang dapat digunakan misalnya  untuk pembelian golongkan obat yang menjadi masalah utama, harga  rendah,  obat yang  jarang digunakan. Untuk obat yang lain yang paling effektif misalnya obat yang slow moving (pengeluaran lambat). Obat  dengan volume yang tinggi dan sangat mahal memungkinkan menggunakan model pemesanan rutin (perpetual purchasing).

Analisis ABC ini dapat digunakan untuk mengevaluasi jangka waktu  pemasanan dari  kategori  A, B dan C. Dapat dilihat hubungan  nilai rata-rata  pemesanan dengan nilai tingkat persediaan dan tingkat pelayanan kategori A, B dan C dalam sistem persediaan obat. Dari gambar diatas menunjukkan (lead time) waktu tunggu 9 bulan (Quick 1982). Nilai persediaan membutuhkan 95% dari tingkat pelayanan dengan variasi permutasi terhadap jangka waktu pemesanan kategori A, B, dan C.

Meskipun nilai persediaan menunjukkan contoh peningkatan masa permintaan  untuk semua ktegori ini meningkatkan alur pengadaan dan pembelian  yang signifikan, khususnya pada permintaan  secara tender. Permintaan secara tender untuk kategori kelas A dua kali lebih disukai dari sekali setahun. Dan quantitas pemesanan dari 12 bulan ke 6 bulan digunakan  untuk mengurangi  nilai persediaan setengah selama pemeliharaan yang diinginkan dalam pelayanan, perubahan ini tidak mengubah  harga beli tidak dapat diterima (meskipun analisis menunjukkan harga total berdampak potensial).

Dear (1990) mendeskripsikan sistem pemesanan kembali itu dalam analisis ABC disebut ABC/FS. Pada sistem ini  selanjutnya dipisahkan dalam tiga ketegori, omzet cepat (F), slow moving (S), dan  penjualan  lambat  dari tahun yang lalu (kategori C diartikan juga sebagai D (mati).

            Penggunaan model  tahunan, waktu berkala/terencana dan pembelian rutin, yang befokus pada  pembelian dengan fast-moving  dan stok harga mahal yang paling berdampak pada harga persediaan. Vital (V) dan nonesensial (N)  dapat dikombinasi dengan ABC/FS,  untuk   pengaturan persediaan. Sebagai contoh, kategori A yang slow-moving  atau  obat vital (ASV) yang mungkin sesuai dengan stok aman dari kategori A, fast moving, nonesensial (AFN). Item AFN hanya  mengkhusus pada pasien yang membutuhkan atau pada kategori C, slow-moving, sementara nonesensial (CSN) dianggap bukan stok dan dibutuhkan hanya berdasarkan permintaan. Secara jelasnya terdapat banyak perbedaan dengan penggunaan kombinasi pembelian  tiap tahun, waktu, dan pembelian rutin yang dapat diatur dengan fleksibel.

4a. Berdasarkan data tersebut, buatlah kombinasi  analisa ABC dan VEN menjadi  PUT (Prioritas, Utama, Tambahan). Jika anggaran yang tersedia hanya 4,5 milyar, maka lakukanlah penyesuaian sesuai prioritas PUT.

Berdasarkan data yang disajikan nomor, nama obat, jumlah obat, dan harga satuan maka kita hitung total nilai kebutuhan anggaran, persentase, persen komulatif, hingga menganalisis kategori ABC, VEN, dan PUT kemudian menghitung EOQ dan EOI. Menghitung total nilai kebutuhan anggaran dengan cara mengalikan jumlah penggunaan obat dengan harga satuan obat, untuk menghitung persentase dengan membagi antara nilai kebutuhann anggaran masing-masing obat dengan total nilai keseluruhan obat. Sementara persen kumulatif ditentukan dengan menjumlahkan persen masing-masing obat. Kemudian kita menganalisis kategori ABC yakni kategori A memiliki persediaan sedikit (10-20%) namun total nilai penggunaannya besar (75-80%), kategori B yakni memiliki persediaan menengah (20-30%) dan total nilai penggunaannya mencapai hingga 15-20% (sekitar akumulasi 95%),kategori C yakni memiliki persediaan tinggi 50% dan total nilai penggunaannya 5-10% (akumulasi hingga 100%).

Selanjutnya menganalisis kategori VEN berdasarkan ketentuan V merupakan obat vital, obat-obatan yang harus ada dan penting untuk kelangsungan hidup antara lain: obat penyelamat jiwa, obat untuk pelayanan kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar, dibutuhkan sangat cepat, tidak dapat digantikan obat lain. Kemudian kategori E merupakan obat essential, obat-obat penting yang dapat melawan penyakit tapi tidak vital. Obat esensial yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit, tidak untuk mencegah kematian secara langsung/kecacatan. Sementara kategoti N merupakan obat non essential yaitu obat-obat yang kurang penting, dan diadakan hanya sebagai penunjang kelengkapan saja merupakan obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa digunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.

Selanjutnya dapat diketahui kategori PUT. Dapat dengan mudah berdasarkan tabel berikut:

	A	B	C	Kategori PUT
V	AV	BV	CV	P
E	AE	BE	CE	U
N	AN	BN	CN	T

Kategori PUT meliputi:

Prioritas     : harus diadakan tanpa memperdulikan sumber anggaran. Pada analisis ABC-VEN termasuk dalam kelompok AV, BV dan CV (kategori vital A, vital B, vital C).

Utama        : Dialokasikan pengadaannya dari sumber dana tertentu. Pada analisis ABC-VEN termasuk dalam kelompok AE, BE, CE (kategori essensial A, essensial B, essensial C).

Tambahan: Dialokasikan pengadaannya setelah obat prioritas dan utama terpenuhi. Pada analisis ABC-VEN dalam kelompok AN, BN dan CN (kategori non essensial A, non essensial B, non essensial C).

Hasil perhitungan dan analisis kategori ABC, VEN dan PUT dapat dilihat pada Tabel 1.

Berdasarkan perhitungan bahwa perencanaan kebutuhan biaya untuk pengadaan adalah Rp. 5.814.704.859 (± 5,8 M), namun anggaran yang tersedia hanya Rp. 4,5 milyar. Oleh karena itu, untuk mengatasi kekurangan anggaran ini maka harus dilakukan penyesuaian anggaran sesuai prioritas PUT, sehingga kebutuhan obat yang dibutuhkan sesuai dengan anggaran yang tersedia. Efisiensi penggunaan obat ini bermanfaat dari sisi keuangan dan manajemen untuk:

1.      Pengurangan beban manajemen dan administrasi,

2.      Mengurangi pemborosan,

3.      Menurunkan biaya pengelolaan dan investasi obat,

4.      Menghindari kekurangan obat,

5.      Meningkatkan pendapatan RS.

Namun dari sisi medik berfungsi meningkatkan mutu pelayanan medik dibidang obat. Pengatasan masalah ini dengan cara melakukan pemangkasan anggaran. Namun pemangkasan ini tidak menyebabkan pelayanan dan persediaan barang terhambat. Sehingga perlu dilakukan seleksi anggaran dan jenis obat kategori mana yang dapat dipangkas sehingga lebih efektif. Berdasarkan kriteria WHO untuk seleksi obat esensial yaitu:

      Sesuai dengan kebutuhan penyakit,

      Efektif dan aman,

      Bermutu dari sisi ketersediaan hayati dan stabilitas,

      Memenuhi kriteria cost-benefit ratio  terhadap biaya pengobatan total,

      Jenis obat telah dikenal betul, mempunyai perilaku farmakokinetik yang baik,

      Obat diproduksi di negara sendiri,

      Obat tunggal.

Pedoman seleksi obat:

      Obat yang dipilih harus bermutu,

      Jenis obat sesedikit mungkin. Hindari duplikasi dan kesamaan jenis dan bentuk sediaan obat.

      Obat baru hanya dipakai bila lebih besar keuntungannya dibanding obat yang sudah ada.

      Kombinasi obat dipakai bila lebih menguntungkan dibanding obat tunggal.

      Pilih obat yang merupakan drug of choice penyakit yang ada.

      Kontraindikasi, efek samping harus diamati agar diperoleh gambaran rasio risiko dan keuntungan produk

      Upayakan jenis obat termasuk sediaan obat generik.

      Penggunaan obat tradisional sangat dimungkinkan apabila ada permintaan khusus.

Prinsip umum seleksi obat:

1.      Pilih jenis obat seminimum mungkin,

            R Tergantung dari jenis penyakit

            R  Sesuai data epidemiologi

2.      Utamakan obat generik daripada obat paten.

3.      Pilih satu sediaan obat untuk setiap jenis obat.

4.      Gunakan daftar obat sesuai dengan tingkat penggunaan (level of use).

5.      Gunakan standar normal pengobatan yang umum.

Indikator perencanaan:

1.      Prosentase kesesuaian pembelian dengan perencanaan awal tahunan.

2.      Prosentase kesesuaian dana pembelian dengan perencanaan anggaran.

3.      Prosentase kesesuaian perencanaan terhadap formularium.

Pengadaan di RS lebih memilih pada kategori priotas & utama (lebih menekankan vital dan essensial).

Sehingga prioritas keputusan yaitu:

1.      Buang yang N.

2.      Seleksi E (apakah fast moving, slow moving, atau ada duplikasi?)

3.      Rubah obat bermerek menjadi generik, cek anggaran cukup?

4.      Rubah obat bermerk dengan merek lain yang lebih murah.

5.      Komunikasikan dengan dokter dan direktur.

Pada kasus ini kategori tambahan yang nonesensial dengan harga signifikan tidak ada sehingga cara pemangkasannya dengan memangkas item yang mengalami duplikasi dan mengutamakan obat generik selalu tersedia dengan memangkas obat brended yang harganya lebih mahal dan dapat digantikan fungsinya dengan obat generik serta memangkas obat brended yang mengalami duplikasi.

	A	B	C
V	AV	BV	CV
E	AE	BE	CE
N	AN	BN	CN

Dipertimbangkan untuk dipangkas yakni AN karena signifikan dan untuk kategori tambahan (nonesensial tidak perlu persediaan yang mahal). Dalam kasus ini pemangkasan anggaran dengan cara menghindari duplikasi dan mengutamakan generik.

Daftar obat yang harus dipangkas (merah) dapat dilihat pada Tabel 2.

Berdasarkan hasil pemangkasan anggaran ini maka jumlah kebutuhan anggaran yang diperlukan turun menjadi Rp. 4.495.063.063 (mendekati angka 4,5 M sesuai anggaran yang tersedia). Daftar obat serta anggaran setelah pemangkasan dapat dilihat pada Tabel 3.

4b. Berdasarkan data tersebut, hitunglah nilai EOQ dan EOI! Jelaskan apa makna dari EOQ dan EOI!

Hasil perhitungan EOQ dan EOI dapat dilihat pada Tabel 1.

Economic Order Quantity (EOQ) dan Economic Order Interval (EOI)

Model matematis telah dikembangkan untuk menuju aspek manajeman inventori . Secara luas model ini diketahui sebagai Economic Order Quantity (EOI), tapi menyebutkan harga, seperti Economic order Interval (EOI) dan beberapa pendekatan mathematis yang mendekati kebutuhan dan waktu tunggu serta estimasi persyaratan safety stock.

EOQ dan EOI digambarkan sebagai berikut:

Economic Order Quantity (EOQ)

Model ini merupakan metode yang digunakan untuk menetukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan biaya pemesanan persediaan. Mudah digunakan tetapi didasarkan pada berbagai asumsi:

1.    Permintaan diketahui dan bersifat konstan.

2.    Lead time yaitu waktu tunggu antara pemesanan dan penerimaan, diketahui dan konstan.

3.    Permintaan diterima dengan segera.

4.    Tidak ada discount.

5.    Biaya yang terjadi hanya biaya set up atas pemesanan diketahui dan bersifat konstan.

Model  EOQ biasa digunakan untuk barang jadi yang dibeli, sedang model ELS (Economic Lot Size) biasa digunakan untuk barang yang diproduksi sendiri.

Rumus EOQ  adalah:

EOQ = 

Dimana :

Co  :   Cost per Order (sekali Pesan)

Cm  :   Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun

 S    :   Jumlah permintaan setahun

U    : Cost per unit (harga satuan)

Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya fasilitas yang harus dibangun membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih besar juga. Namun dilain pihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya optimalisasi agar tercapai keseimbangan antara membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.

EOQ merupakan jumlah yang paling menguntungkan secara ekonomis. Dimana berdasarkan gambar di atas EOQ ini mencari titik keseimbangan antara ordering cost (biaya pemesanan) dan holding cost (biaya penyimpanan) sehingga pada titik keseimbangan ini dicapai total cost yang paling minimal. Total cost paling minimal pada titik ini dikarenakan pemesanan dengan jumlah ini diperoleh total cost paling rendah saat ordering cost=holding cost).

Economic Order Interval (EOI)

Sebuah konsep  yang berhubungan EOQ adalah EOI. Interval teoritis yang ideal untuk jangka waktu pemesanan disebut dengan EOQ. Sebagaimana kasus EOQ, EOI berubah berdasarkan nilai variabel individu dengan biaya akuisisi yang tinggi, EOI menurun (pemesanan pertahun), dan seterusnya. Juga seperti EOQ, rumus EOI menghasilkan rekomendasi yang harus dibulatkan.

Walaupun EOI mempunyai aplikasi yang utama dalam system yang menggunakan EOQ, untuk mengatur kuantitas jumlah pemesanan, EOI dapat digunakan dalam system persediaan obat untuk mengecek interval pemesanan teoritis yang ideal pada pembelian terjadwal dan kemudian untuk mengelompokkan item yang terbaik yang dipesan tiap bulan, tiap 3 bulan, tiap tahun dan seterusnya.

 EOI = 

Dimana Co  :   Cost per Order (sekali Pesan)

             Cm  :   Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun

               S    :   Jumlah permintaan setahun

               U   :   Cost per unit

Intinya adalah EOI merupakan waktu pemesanan yang menguntungkan secara ekonomis. Dimana pada waktu ini tidak menyebabkan stok kosong tidak tersedia saat dibutuhkan (stock out) maupun stok menumpuk (over stock).