STUDI KELAYAKAN APOTEK DAN TATA CARA PENDIRIAN APOTEK

STUDI KELAYAKAN APOTEK DAN TATA CARA PENDIRIAN APOTEK 

                 A.  Pembuatan Studi Kelayakan

Studi kelayakan  apotek (Feasibility Study) adalah suatu rancangan secara komprehensif mengenai rencana pendirian apotek baru untuk melihat kelayakan usaha baik dari pengabdian profesi maupun sisi bisnis ekonominya. Tujuannya adalah untuk menghindari penanaman modal yang tidak efektif dan berguna untuk mengetahui apakah apotek yang akan didirikan cukup layak atau dapat bertahan dan memberi keuntungan secara bisnis. Dalam studi kelayakan diperlukan perhitungan yang matang sehingga apotek yang akan didirikan nanti tidak mengalami kerugian.

Sebelum melakukan pendirian dan pengelolaan apotek, perlu dilakukan perencanaan terlebih dahulu, maka setelah melakukan survei mengenai lokasi dan banyaknya sarana penunjang (dokter, rumah sakit, poliklinik, dan lain-lain termasuk banyaknya penduduk dengan kemampuan berbeda-beda) harus dilakukan studi kelayakan (Hartono, 2003).

Beberapa faktor yang harus diperhatikan sebelum mendirikan apotek ialah:

a.       Lokasi

Banyak faktor yang digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan lokasi suatu usaha. Sebagai faktor yang digunakan sebagai dasar pertimbangan pada umumnya Pasar, sebab merupakan masalah yang tidak boleh diabaikan, selain itu faktor pembeli harus diperitungkan dahulu. Oleh karenanya hendaknya diperhitungkan lebih dulu :

1)      Ada tidaknya apotek lain

2)      Letak apotek yang akan didirikan, mudah tidaknya pasien untuk parkir kendaraannya

3)      Jumlah penduduk

4)      Jumlah Dokter

5)      Keadaan sosial ekonomi rakyat setempat untuk diketahui

6)      Selain keadaan tersebut perlu dipertimbangkan ada tidaknya fasilitas kesehatan lain seperti : rumah sakit, puskesmas, poliklinik. Sebab tempat-tempat tersebut juga memberi obat langsung pada pasien.

b.      Perundang-undangan farmasi dan ketentuan lainnya.

c.       Pembelian.

d.      Penyimpanan barang/pergudangan.

e.       Penjualan, yang terpenting ialah kalkulasi harga atas resep Dokter.

f.       Administrasi, menyangkut pula laporan-laporan.

g.      Evaluasi apotek pada akhir tahun  (Anief, 2001).

Secara umum studi kelayakan dari suatu usaha mencakup 4 aspek penilaian,  yaitu:

1)      Aspek  Manajemen

Apotek perlu mendapat dukungan tenaga manajemen yang ahli dan berpengalaman, serta memiliki motivasi dan dedikasi yang tinggi untuk mengembangkan apotek.  Karena itu hendaknya disusun tugas-tugas pokok yang harus dijalankan agar apotek dapat berjalan dengan baik. Tugas-tugas tersebut kemudian dituangkan dalam jabatan-jabatan tertentu dan disusun dalam satu organisasi, dengan tersusunnya struktur organisasi lebih mudah untuk menentukan apa yang harus dipenuhi oleh calon pegawai apotek. Aspek manajemen, meliputi :

a.       Strategi manajemen (Visi, Misi, Strategi, Program Kerja, SOP )

b.      Bentuk badan usaha

c.       Struktur organisasi

d.      Jenis pekerjaan

e.       Kebutuhan tenaga kerja

f.       Program kerja

(Anief, 2001)

2)      Aspek Teknis

Aspek teknis yang dimaksud di sini adalah kondisi fisik dan peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan kefarmasian di apotek. Aspek teknis, meliputi :

a.    Peta lokasi dan lingkungan (posisi apotek terhadap sarana pelayanan    kesehatan lain)

b.   Tata letak bangunan

c.    Interior dan peralatan teknis

(Anief, 2001).

3)      Aspek Pasar

Dalam pendirian apotek, aspek pemasaran mendapat prioritas utama agar laju perkembangan apotek sesuai dengan yang diharapkan Aspek ini diantaranya menyangkut jumlah praktek dokter yang ada di sekitar apotek dan jumlah apotek pesaing di lokasi tersebut. Aspek pasar meliputi :

a.       Jenis produk yang akan dijual

b.      Cara (dari mana, bagaimana) mendapatkan produk yang akan dijual

c.       Bentuk pasar(Persaingan Sempurna, Monopoli, Oligopoli, Monopsoni)

d.      Potensi pasar (Q = N.P)

            Potensi pasar bisa dianalisis dengan menggunakan analisis SWOT. Analisis SWOT (SWOT analysis) yakni mencakup upaya-upaya untuk mengenali kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang menentukan kinerja perusahaan. Informasi eksternal mengeni peluang dan ancaman dapat diperoleh dari banyak sumber, termasuk pelanggan, dokumen pemerintah, pemasok, kalangan perbankan, rekan diperusahaan lain. Banyak perusahaan menggunakan jasa lembaga pemindaian untuk memperoleh keliping surat kabar, riset di internet, dan analisis tren-tren domestik dan global yang relevan (Richard, 2010).

                Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strength) dan peluang (opportunity), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weakness) dan ancaman (threats). Proses pengambilan keputusan strategi selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian, perencanaan strategi harus menganalisa faktor-faktor strategi perusahaan (kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman) dalam kondisi yang saat ini. Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan (Freddy, 2009).

            Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah matriks SWOT. Matriks ini dapat mengambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya.

 

Gambar Matriks SWOT

1)      Strategi SO (Strength-Opportunity)

     Strategi ini menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk memanfaatkan peluang eksternal. Apabila perusahaan mempunyai kelemahan utama pasti perusahaan akan berusaha menjadikan kelemahan tersebut menjadi kekuatan. Jika perusahaan menghadapi ancaman utama, perusahaan akan berusaha menghindari ancaman jika berkonsentrasi pada peluang yang ada. 

2)      Strategi WO (Weakness-Opportunity)

    Strategi ini bertujuan untuk memperbaiki kelemahan internal perusahaan dengan memanfaatkan peluang eksternal yang ada. Salah satu alternatif strategi WO adalah dengan perusahaan melakukan perekrutan dan pelatihan staf dengan kemampuan dan kualifikasi yang dibutuhkan. 

3)      Strategi ST (Strength-Threat)

     Strategi ini dilakukan dengan menggunakan kekuatan perusahaan untuk menghindari ancaman jika keadaan memungkinkan atau meminimumkan ancaman eksternal yang dihadapi. Ancaman eksternal ini tidak selalu harus dihadapi sendiri oleh perusahaan tersebut, bergantung pada masalah ancaman yang dihadapi. 

4)      Strategi WT (Weakness-Threat)

      Posisi ini sangat menyulitkan perusahaan, akan tetapi tidak menutup kemungkinan bagi perusahaan untuk mengatasi posisi yang menyulitkan ini. Perusahaan harus memperkecil kelemahan atau jika memungkinkan perusahaan akan menghilangkan kelemahan internal serta menghindari ancaman eksternal yang ada guna pencapaian tujuan perusahaan. (Freddy, 2009)

 

e.       Target pasar (Individu, Korporasi, Reseller)

f.       Target konsumen

(Anief, 2001)

4)      Aspek Keuangan

Aspek finansial ditujukan untuk memperkirakan berapa jumlah dana yang dibutuhkan untuk membangun dan kemudian untuk mengoperasikan apotek. Sumber pembiayaan apotek dapat menggunakan dua sumber, yaitu : pertama modal sendiri, dapat satu orang pribadi atau beberapa orang dengan pembagian saham. Kedua dapat dengan pinjaman dengan melalui bank atau lembaga non bank. Aspek keuangan, meliputi :

a.    Investasi dan modal kerja

b.   Penilaian analisis keuangan (PBP, ROI, NPV, IRR, BEP)

Yaitu analisa yang berkenaan dengan biaya operasional dan biaya investasi. Penilaian analisis keuangan tersebut dapat menggunakan analisis PBP, ROI, NPV, IRR, BEP

PBP     : Pay Back Periode

ROI     : Return On Investment

NPV    : Net Present Value

IRR      : Internal Rate of Return

BEP     : Break Even Point

c.    Cash Flow Analysis

Di bawah ini akan dijelaskan mengenai aspek keuangan dilihat dari analisis Break Even Point, Return on Investment dan Payback Periode dalam studi kelayakan.

a)      Break Even Point (BEP)

Untuk mempertahankan kontinuitas usaha, apotek harus menjaga tingkat keseimbangan antara hasil penjualan (total revenue) atau laba yang diperoleh dengan biaya total.  Analisa pendekatan yang digunakan ialah metode break even point :

Analisa BEP menunjukkan suatu keadaan kinerja suatu usaha pada posisi tidak memperoleh keuntungan dan tidak mengalami kerugian karena pada posisi tersebut pada omset tertentu laba yang diperoleh sama dengan biaya tetap yang dikeluarkan. Sehingga dengan harga yang ada, omzet yang didapatkan, serta biaya yang dikeluarkan itu tidak akan menderita kerugian. Dengan adanya BEP ini menjadi alat untuk menetapkan perkiraan omzet yang harus didapatkan agar suatu usaha tidak merugi (Anief, 2001).

Analisa BEP berguna untuk :

1.      Digunakan untuk perencanaan laba(Profit Planning)

2.      Sebagai alat pengendalian (Controlling)

3.      Sebagai alat pertimbangan dalam menentukan harga jual

4.      Sebagai alat pertimbangan dalam mengambil keputusan perlu diketahui berapakah BEP-nya.

b)     ROI (Return on Investment)

Return on Investment (ROI) atau rentabilitas atau earning power merupakan perbandingan antara pendapatan bersih dengan aktiva bersih rata-rata yang digunakan. Hal ini penting untuk mengetahui kemampuan perusahaan menghasilkan pendapatan. ROI dapat dihitung dengan rumus :

ROI dapat dinaikkan dengan cara:

a.       Menaikkan margin

1)      Hasil penjualan (total sales) dinaikkan lebih besar dibanding  biaya.

2)      Biaya diturunkan lebih besar dibanding penjualannya.

b.      Menaikkan perputaran

1)      Menaikkan hasil penjualan (laba) dibanding aktivanya (modal lancarnya).

2)      Menurunkan aktivanya lebih besar dibanding hasil penjualan (laba).

ROI merupakan analisa hasil usaha. Hal ini tergantung dari tujuan perusahaan, tapi secara umum dapat dikatakan ROI yang baik adalah lebih besar daripada jasa pinjaman rata-rata. Besarnya ROI yang diperoleh merupakan tingkat pengembangan usaha suatu perusahaan (Anief, 2001).

c)      Payback Periode

Pay Back Period merupakan suatu analisa untuk mengetahui berapa lama modal yang kita investasi akan kembali (balik modal). PBP merupakan rasio dari total investasi dibandingkan dengan laba bersih. Pay Back Period dapat dihitung dengan rumus:

Semakin kecil waktu pengembalian modal maka semakin prospektif pendirian apotek yang menandakan semakin besar tingkat pengembalian modal dan keuntungan bersih rata-rata juga akan semakin besar. Pay back period tergantung dari jumlah investasi dan modal tetap yang dikeluarkan. Investasi juga berasal dari modal operasional dan modal cadangan (Anief, 2001).

B.    Tata Cara Pendirian Apotek

Dalam mendirikan apotek, apoteker harus memiliki Surat Izin Apotek (SIA). Wewenang pendirian SIA dilimpahkan oleh Menteri Kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Selanjutnya Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota wajib melaporkan pelaksanaan pemberian izin, pembekuan izin, pencairan izin dan pencabutan izin apotek sekali setahun kepada Menteri Kesehatan dan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi. Selanjutnya Kepala Dinas Kesehatan  wajib melaporkan kepada Badan Pengawasan Obat dan Makanan. Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 922/Menkes/Per/X/1993 Apotek tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek adalah sebagai berikut:

a. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh formulir model APT-1.

b. Dengan menggunakan formulir APT-2, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai Pengawas Obat dan Makanan (Balai POM) untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek untuk melakukan kegiatan.

c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehtan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh formulir APT-3.

d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam (2) dan (3) tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Provinsi dengan menggunakan contoh formulir  model APT-4.

e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3) atau pernyataan ayat (4) Kepala Dinas Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan  SIA dengan menggunakan contoh formulir APT-5.

f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM dimaksud ayat (3) masih belum memenuhi syarat, Kepala Dinas Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-6.

g. Terhadap Surat Penundaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (6), Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu satu bulan sejak tanggal Surat Penundaan.

h. Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan APA dan atau persyaratan apotek, atau lokasi apotek tidak sesuai dengan permohonan maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam jangaka waktu selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan Surat Penolakan disertai dengan alasan-alasannya, dengan mempergunakan contoh formulir model APT-7 (Depkes R.I, 1993).

Apabila Apoteker menggunakan sarana milik pihak lain, yaitu mengadakan kerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek maka harus memenuhi ketentuanketentuan sebagai berikut:

a. Pengguna saran yang dimaksud, wajib didasarkan atas perjanjian karja sama antara Apoteker dan pemilik sarana.

b. Pemilik sarana yang dimaksud, harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang obat sebagaimana dinyatakan dalam Surat Pernyataan yang bersangkutan. (Depkes R.I, 1993).